Auch wenn die Veranstaltung von Gemeindefesten, Advents-, Frühlings- oder anderen Märkten, von Basaren und Trödeln infolge der Corona-Pandemie in den letzten zwei Jahren leider nur stark eingeschränkt erfolgt ist, sind diese Veranstaltungen doch fester Bestandteil unseres Gemeindelebens.
Da hier Einnahmen erzielt werden, sind dies Veranstaltungen natürlich auch wieder unter umsatzsteuerlichen Aspekten genauer zu betrachten.
Wichtig ist zunächst, dass sichergestellt wird, dass alle Einnahmen auch als solche erfasst werden. Welche Methoden es für die sichere Erfassung der Einnahmen gibt, haben wir bereits in unseren Infoblättern zur Kassenführung und zum Tageskassenbericht erläutern.
Diese Methoden sind auch im Rahmen eines Gemeindefestes anzuwenden und führen zu einer sicheren Erfassung der dort erfolgenden Bareinnahmen. Wie dies praktisch gehandhabt werden kann, zeigen wir Ihnen in den Infoblättern 19 und 20 zum Gemeindefest.
An dieser Stelle möchten wir noch etwas auf die umsatzsteuerlichen Rahmenbedingungen eingehen. Grundsätzlich dürfte es zwei Arten geben, wie die Einnahmen auf einem Gemeindefest, einem Adventsmarkt oder anderen Veranstaltungen erfasst werden:
1. es werden Wertmarken an einer zentralen Kasse (als offene Ladenkasse geführt) verkauft, die dann an den Ständen eingelöst werden
oder
2. jeder Stand hat eine eigene Bargeldkasse (als offene Ladenkasse geführt).
Denkbar ist natürlich auch, dass sowohl ein Wertmarkenverkauf für bestimmte Stände erfolgt und andere Stände wiederum Bargeld annehmen.
Dass auf Gemeindefesten unbar gezahlt werden kann, dürfte eher die Ausnahme darstellen, so dass hierauf auch nicht eingegangen wird.
1. Wertmarkenverkauf
Sollen auf dem Gemeindefest oder dem Markt die dort angebotenen Waren und Leistungen gegen Wertmarken abgegeben werden, so sind ein paar Dinge zu beachten, damit im Ergebnis nicht zu viel Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss.
Schaut man in das Umsatzsteuergesetz, so stellt man fest, dass es gar nicht so einfach ist zu entscheiden, was so eine Wertmarke eigentlich ist und wann und wie eine Einnahme zu erfassen ist.
Bei einer Wertmarke kann es sich um einen Gutschein (s. § 3 Abs. 13 UStG) handeln, es kann aber auch nur ein Zahlungsinstrument sein, also sozusagen privates Ersatzgeld, wenn es jederzeit und voraussetzungslos gegen den ursprünglich bezahlten oder gegen den noch nicht verwendeten Betrag wieder in gültige Währung, also in der Regel in Euro, zurückgetauscht werden kann.
Werden also die Wertmarkten so ausgegeben, dass sie nicht mehr jederzeit in Geld zurückgetauscht werden können, dann dürfte umsatzsteuerlich ein Gutschein vorliegen.
Bei einem Gutschein unterscheidet das Umsatzsteuergesetzt jetzt wieder zwischen einem sogenannten Einzweck-Gutschein und einem Mehrzweck-Gutschein.
Diese Unterscheidung ist deshalb wichtig, weil bei einem Einzweck-Gutschein bereits mit der Ausgabe des Gutscheins die Umsatzsteuer entsteht, während das bei einem Mehrzweck-Gutschein erst dann der Fall ist, wenn dieser eingelöst wird.
Ein Einzweckgutschein setzt voraus, dass von vornherein klar, wo der Ort der Lieferung oder sonstigen Leistung ist, für den der Gutschein ausgegeben wird. Wird also ein Gutschein ausgegeben, der nur für das Gemeindefest gültig ist, dann ist der Ort der Lieferung oder sonstigen Leistung eindeutig bezeichnet.
Das allein reicht allerdings noch nicht aus. Es muss auch klar sein, welche Umsatzsteuer denn geschuldet wird, also 7% oder 19%.
Hier wird es jetzt etwas problematisch, da der im Rahmen der Corona-Regelung abgesenkte Steuersatz für Speisen von 7% auch noch für 2023 gelten wird.
Werden daher Gutscheine ausgegeben, die sowohl für Getränke, als auch für Speisen verwendet werden können, liegen keine Einzweck-Gutscheine im Sinne des Umsatzsteuergesetzes vor, sondern es handelt sich um einen Mehrzweck-Gutschein, bei dem die Umsatzsteuer erst mit der Einlösung des Gutscheines entsteht.
Wenn im Rahmen des Gemeindefestes nicht zu viel Umsatzsteuer gezahlt werden soll, muss also genau festgelegt werden, um was es sich bei der ausgegebenen Wertmarkt eigentlich handeln soll, da sich daraus ergibt, wann welche Umsatzsteuer entsteht und was zu zählen und zu erfassen ist.
Wir haben hier einmal versucht, dies in einer Tabelle deutlich zu machen
| Wertmarke ist: | Umsatzsteuer entsteht: | Voraussetzung | was muss gezählt und erfasst werden |
| „privates Ersatzgeld“ | mit Einlösung der Wertmarke am Stand | kann jederzeit wieder in den ursprünglich bezahlten oder nicht verwendeten Betrag zurück getauscht werden | die Einnahme aus dem Verkauf sind in der Kasse zu erfassen, der eingenommene Betrag stellt eine Verbindlichkeit aus Gutscheinen dar, die an den Ständen gegen Waren und Leistungen eingetauschten Wertmarken sind zu zählen und es ist dann der entsprechende Umsatz mit dem Steuersatz zu erfassen, mit dem die Einlösung der Marken erfolgt ist, die Verbindlichkeit ist wieder aufzulösen |
| Einzweckgutschein | mit Verkauf der Wertmarke an der Kasse | Leistungsort und geschuldete Umsatzsteuer stehen zum Zeitpunkt der Ausgabe fest | die Einnahmen aus dem Verkauf sind in der Kasse zu erfassen und werden als Umsatz mit dem entsprechenden Umsatzsteuersatz erfasst |
| Mehrzweckgutschein | mit Einlösung der Wertmarke am Stand | zum Zeitpunkt der Ausgabe steht noch nicht fest, wo der Gutschein eingelöst wird und/oder welche Umsatzsteuer anfällt | die Einnahmen aus dem Verkauf sind in der Kasse zu erfassen, der eingenommene Betrag stellt eine Verbindlichkeit dar, die eingelösten Wertmarken sind an den Ständen zu zählen, damit die Verbindlichkeit mit der Einlösung wieder aufgelöst werden kann und hierbei auch der Umsatz und die zutreffende Umsatzsteuer erfasst werden kann |
Der Einsatz von Wertmarken kann also ganz schön kompliziert sein und eine Menge an Zählarbeit mit sich bringen.
Wichtig ist übrigens auch noch, dass für die Ertragsseite auch bei einem Einzweck-Gutschein der Ertrag erst mit der Einlösung entsteht, auch wenn die Umsatzsteuer schon mit dem Verkauf zu erfassen ist.
Um den Einsatz von Wertmarkten möglichst einfach zu gestalten und möglichst viel Zählarbeit zu vermeiden, kann es hilfreich sein, wenn Wertmarken so eingesetzt werden, dass sie steuerlich als Einzweck-Gutscheine betrachtet werden können.
Da wir für Speisen, die ja auf einem Gemeindefest einen großen Teil der Einnahmen ausmachen, derzeit noch einen Steuersatz von 7% gilt, können dann zwei unterschiedliche Marken/Gutscheine ausgegeben werden. Einmal solche für Speisen und andere Dinge die mit 7% zu versteuern sind und einmal solche für Getränke und andere Dinge, die ebenfalls dem Regelsteuersatz von 19% unterliegen. Hier kann einfach mit zwei unterschiedlichen Farben zum Beispiel grün für 7% und rot für 19% gearbeitet werden.
Wichtig ist, dass die Einnahmen der jeweiligen Wertmarken/Gutscheine dann auch in der Kasse, in die die Einnahmen aus dem Wertmarkenverkauf fließen, getrennt erfasst werden, damit genau getrennt werden kann, auf welche Einnahme 7% Umsatzsteuer entfallen und auf welche Einnahme 19%.
An den Ständen muss natürlich auch darauf geachtet werden, welche Marken für welche Leistungen anzunehmen sind. Hier kann es für die Menschen an den Ständen hilfreich sein, wenn der Getränkeverkauf von dem Verkauf von Getränken getrennt wird, da dann immer nur eine Art von Marken angenommen werden muss.
Weiterhin sollte durch eine Tafel an der Wertmarkenkasse klargestellt werden, welcher Gutschein zum Bezug welcher Waren oder Leistungen berechtigt und es sollte ebenfalls gesagt werden, dass zum einen eine Erstattung des Geldbetrages nicht erfolgt und die Wertmarke/Gutschein nur an dem Tag des Festes gültig ist und anschließend direkt verfällt.
Um bei einem Einsatz von Wertmarken sicher zu stellen, dass nicht zu viel Umsatzsteuer an das Finanzamt geht, muss also schon etwas Aufwand betrieben werden, der sich aber zumindest solange der ermäßigte Steuersatz von 7% noch für Speisen gilt, lohnen dürfte.
Wer es noch genauer wissen will, kann sich hier das BMF Schreiben vom 02.11.2020 ansehen und noch mal ganz genau die steuerlichen Regelungen zu den Gutscheinen nachlesen.
2. Barkassen (als offene Ladenkassen geführt) an allen Ständen
Kann im Rahmen des Gemeindefestes an allen Stellen bar bezahlt werden, so muss natürlich an allen Ständen die Erfassung der Einnahmen sichergestellt sein, es müssen überall die allgemeinen Regelungen zur offenen Ladenkasse eingehalten werden.
Auch wenn es beim Einsatz von Barkassen (offenen Ladenkassen) an allen Ständen etc. einfacher ist, sicher zu stellen, dass auch der richtige Steuersatz zur Anwendung gelangt, muss natürlich auch hier immer darauf geachtet werden, dass die Einnahmen so erfasst werden, dass eindeutig ist, welche Einnahmen 7% und welche Einnahmen 19% Umsatzsteuer enthalten.
Hier ist ebenso zu empfehlen, dass möglichst Speisen und Getränke nicht an einem Stand ausgegeben werden, um so schon von vornherein eine Trennung zu erreichen. Die Getränkekasse hat dann nur Einnahmen mit 19% und die Speisenkasse nur solche mit 7%.
Dies macht es dann auch den Menschen an den Ständen leichter und verhindert eine versehentlich unzutreffende Zuordnung der Einnahmen.
3. Kinderfeste
Wird ein Fest speziell für Kinder veranstaltet, so können Einnahmen, die bei einem solchen Fest erzielt werden, unter bestimmten Bedingungen auch der Befreiungsvorschrift des § 4 Nr. 25 UStG unterfallen, wenn es sich um Leistungen der Jugendarbeit handelt.
Was unter Jugendarbeit zu verstehen ist, finden wir im Sozialgesetzbuch (s. §§ 2 Abs. 2 und 11 SGB VIII). Zu den Schwerpunkten der Jugendarbeit gehört demnach auch die Jugendarbeit in Sport, Spiel und Geselligkeit.
Das Umsatzsteuergesetz stellt zudem kulturelle und sportliche Veranstaltungen von der Umsatzsteuer frei, wenn die Darbietungen von den von der Jugendhilfe begünstigten Personen selbst erbracht werden oder die Einnahmen überwiegend der Deckung der Kosten dienen und diese Leistungen im engen Zusammenhang mit den Leistungen der Jugendhilfe stehen. Ein Beispiel hierfür sind die Eintrittsgelder für eine Zirkusaufführung, die am Ende eines gemeindlichen Zirkusprojektes für Kinder steht, bei der die Kinder selbst als Clowns und Akrobaten auftreten.
Werden im Rahmen eines Gemeindefestes oder bei einem speziellen Kinderfest daher auch Leistungen der Jugendarbeit angeboten, so sind diese Leistungen, wenn sie denn überhaupt entgeltlich sind, steuerfrei. Werden Leistungen unentgeltlich erbracht, ist Umsatzsteuer sowieso nicht zu berücksichtigen.
Werden daher im Zusammenhang mit Veranstaltungen auch Leistungen der Jugendhilfe erbracht, so muss hier darauf geachtet werden, dass im Falle der Entgeltlichkeit dieser Leistungen sichergestellt ist, dass eine getrennte Erfassung erfolgt, damit die Umsatzsteuerfreiheit gewährleistet werden kann.
Werden zum Beispiel Karten verkauft, die dann die Kinder zur Teilnahme an Bastelarbeiten, sportlichen Aktionen oder anderen Angeboten der Jugendarbeit berechtigen, können diese Karten getrennt abgerechnet werden und dadurch gewährleistet werden, dass diese Einnahmen dann auch nicht der Umsatzsteuer unterworfen werden.
Wichtig ist, dass bei der Verwendung solcher Karten tatsächlich nur die Berechtigung erworben wird, Leistungen der Jugendhilfe in Anspruch zu nehmen.
Werden zugleich noch andere, nicht steuerbefreite Leistungen mit erworben, wie ein Getränkt oder eine Speise, dann ist die Einnahme notwendig wieder aufzuteilen, um die Umsatzsteuer richtig ermitteln zu können.
Will man bei Gemeindefesten und anderen Veranstaltungen also darauf achten, dass die Einnahmeerfassung zutreffend erfolgt und nicht zu viel Umsatzsteuer an das Finanzamt zu zahlen ist, dann bedarf es etwas Aufwand und ein paar Überlegungen im Vorfeld, wie welche Dinge gestaltet werden können, damit steuerfreie oder nur dem ermäßigten Steuersatz unterliegende Einkünfte auch zutreffend ermittelt werden können. Hierbei unterstützen wir Sie gern.
Wie die Abläufe ansonsten praktisch gestaltet werden können, finden Sie in unseren Infoblättern zum Gemeindefest mit und ohne Wertmarkenverkauf.