Was ist bei Aufzeichnungen zu beachten, Unveränderbarkeit und Belegfunktion

Wie schon im Beitrag Allgemeines zu Aufzeichnungspflichten dargestellt, sind Aufzeichnungen grundsätzlich vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erstellen.

Dass diese Grundsätze einzuhalten sind, versteht sich eigentlich von selbst. Darüber hinaus sind noch ein paar andere Dinge zu beachten, die vielleicht nicht sofort einleuchten.

Soll zum Beispiel ein Kassenbuch erstellt werden, so kann das Formular verwendet werden, das in den Downloads bereitsteht. Werden dort die Eintragungen mit einem Kugelschreiber oder einem Füller vorgenommen, so ist auch alles in Ordnung. TippEx sollte in keinem Fall verwendet werden, denn die Aufzeichnungen müssen auch unveränderlich vorgenommen werden. Bleistift geht daher auch nicht.

Das Bundesfinanzministerium drückt das so aus: Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Hat man sich verschrieben, oder auch etwas Falsches eingetragen, so ist das trotzdem nicht schlimm. Einfach den Eintrag sauber durchstreichen. So hat man eindeutig dokumentiert, was man gemacht hat und kann immer noch sehen, was ursprünglich eingetragen wurde. Die Anforderungen sind also erfüllt.

Jetzt könnte man auch die Idee kommen, dass das Ausfüllen von Formularen im digitalen Zeitalter ja eigentlich von gestern ist und zur Führung des Kassenbuchs viel besser das Excel-Programm auf dem Computer verwendet werden kann. So eine Kassenvorlage ist schließlich schnell erstellt.

Excel und ordnungsgemäße Buchführung passen jedoch gar nicht zusammen. Bitte nie Excel zur Erstellung von Kassenabrechnungen oder für andere Grundaufzeichnungen der Buchhaltung verwenden. Excel erfüllt nämlich die gerade genannte Grundvoraussetzung nicht, dass Aufzeichnungen nicht so verändert werden dürfen, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Deshalb gilt: Excel ist ein tolles Programm, aber für alles, was mit Buchhaltung zu tun hat, sollte es tunlichst nicht verwendet werden.

(Hinsichtlich der Verwendung von Excel in Gemeindebüros und Tageseinrichtungen für Kinder bitte den Hinweis in unserem Infobrief Nr. 4 beachten.)

Die elektronische Führung eines Kassenbuches ist natürlich möglich, aber nur mit einem Programm, dass auch GoBD-konform ist, also den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entspricht. Ein solches Kassenprogramm muss unter anderem garantieren, dass eine unveränderliche Dokumentation der Aufzeichnungen erfolgt, wie dies auch von jedem ordnungsgemäßen Buchhaltungsprogramm geleistet werden muss.

Weiterhin darf es keinen Eintrag ohne Beleg geben. Welchen Inhalt und Umfang der Beleg haben muss, hängt davon ab, um was es geht. So muss eine Rechnung andere Informationen enthalten, als eine Quittung für eine Barzahlung. In Fällen, in denen aufgrund der Art des einzutragenden Sachverhalts kein Beleg vorhanden ist, also zum Beispiel, wenn Wechselgeld in die Kasse gelegt wird, ist ein Eigenbeleg zu erstellen.

Dies sollte auch erfolgen, wenn im Rahmen einer Veranstaltung jemand freiwillig für den guten Zweck noch eine zusätzliche, echte Spende leistet. Eine solche unterliegt nämlich nicht der Steuer, so dass es wichtig ist, hier auch einen Beleg zu haben und das kann eben auch ein Eigenbeleg sein.

Wichtig ist weiterhin, dass der Beleg immer der Eintragung (Buchung) zugeordnet werden kann. Das ist dadurch möglich, dass der Beleg entsprechend nummeriert (paginiert) wird.

Es ist daher auf den Beleg eine fortlaufende, eindeutige Nummer zu schreiben, die dann auch in das Kassenbuch und später in die Buchführung übernommen wird. Hierdurch kann dann später aus der Buchführung heraus, anhand der dort verzeichneten Belegnummer der Beleg wieder der Buchung zugeordnet werden und auch umgekehrt, aufgrund der Belegnummer des Beleges die Buchung gefunden werden. Dieses Wiederfinden der Buchung aufgrund des Beleges und des Beleges aufgrund der Buchung muss immer gewährleistet sein.

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