Aufzeichnungen, speziell solche, die für die Steuer zu führen sind, müssen grundsätzlich vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen.
Werden die Aufzeichnungen nach diesen Grundsätzen erstellt, so sind sie ordnungsgemäß und damit auch Grundlage für die Besteuerung.
Werden diese Grundregeln nicht eingehalten, kann nicht von ordnungsgemäßen Aufzeichnungen ausgegangen werden und damit können diese Aufzeichnungen auch nicht Grundlage der Besteuerung sein. Was dann passiert, kann von Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen bis hin zu Steuerstrafverfahren reichen.
Dass Aufzeichnungen richtig und vollständig sein müssen, versteht sich eigentlich von selbst.
Richtig ist in diesem Zusammenhang so zu verstehen, dass die Aufzeichnung zum einen wirklich dem entspricht, was vorgefallen ist und zum anderen die Aufzeichnung auch mit dem richtigen Beleg verbunden ist. Im Rahmen der Buchhaltung gilt dabei immer: Keine Buchung ohne Beleg.
Eine Buchhaltung ist vollständig, wenn jedes aufzuzeichnende Ereignis auch tatsächlich aufgezeichnet worden ist. Die Aufzeichnungen sind daher immer lückenlos zu führen. Stimmt zum Beispiel der Kassenendbestand des Vortages nicht mit dem Anfangsbestand des laufenden Tages überein, liegt keine lückenlose und vollständige Aufzeichnung vor.
Wichtig ist aber auch, dass die Aufzeichnungen zeitgerecht und geordnet erfolgen.
Gerade bei Aufzeichnungen zu Bargeschäften, zum Beispiel für die Einnahmen bei einer Veranstaltung oder beim Kirchkaffee gilt, dass diese täglich erfolgen müssen. Die Einnahmen sind also in jedem Fall an dem Tage zu erfassen und aufzuzeichnen, an dem sie auch tatsächlich geflossen sind.
Im Downloadbereich dieser Webseite finden Sie hierzu einige Hilfestellungen, wie ein Zählprotokoll, einen Tageskassenbericht und ein Kassenbuch. Bei Verwendung dieser Formulare können die notwendigen Grundaufzeichnungen in der Gemeinde ordnungsgemäß und zeitgerecht erstellt werden.
Diese Grundaufzeichnungen, wie das Kassenbuch, sind auch notwendig in der Gemeinde selbst zu erstellen. Die Aufzeichnung der Einnahmen, zum Beispiel aus dem Weltladen, kann eben nur zeitgerecht von demjenigen vorgenommen werden, der sie erhalten hat.
Wird hier nur der Überschuss zur Bank gebracht und dann die Bankeinzahlung im Kreiskirchenamt verbucht, liegen keine ordnungsgemäßen Aufzeichnungen vor, was die oben genannten Folgen haben kann.
Zeitnah bedeutet aber nicht nur, dass die Grundaufzeichnung der Bareinnahmen im Kassenbuch täglich zu erfolgen hat, es bedeutet auch, dass diese Vorfälle dann spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats in der Buchhaltung erfasst sein müssen. Hierfür muss das Kassenbuch, das die in der Gemeinde selbst vorzunehmenden Grundaufzeichnung darstellt, zur weiteren buchhalterischen Bearbeitung zum Kreiskirchenamt kommen, das dann für die Buchung und auch für die Erstellung der notwendigen Steueranmeldungen zuständig ist.
Schlussendlich muss auch darauf geachtet werden, dass die Aufzeichnungen geordnet erfolgen. Hiermit ist im Wesentlichen gemeint, dass ein anderer ohne große Mühe die Aufzeichnungen nachvollziehen kann und feststellen kann, dass die gerade genannten Voraussetzungen eingehalten worden sind. Werden die zu führen Aufzeichnungen in diesem Sinne geführt, kann nichts schiefgehen, das Finanzamt ist zufrieden und die Umsatzsteuer kann zutreffend ermittelt werden.